¿Qué es una política de regalos y cómo implementarla en tu empresa?

Los regalos corporativos son una práctica común entre las empresas con los proveedores, los clientes y los empleados; sin embargo, en algunas situaciones en las organizaciones cuando hay involucrado un obsequio se pueden generar confusiones o conflicto de intereses.  

Ante este escenario, una política de regalos resulta relevante para delimitar la forma o casos en los que los empleados pueden recibir un presente de cualquier individuo. Hoy te explicamos qué es, su importancia y cómo implementarla.  

¿Qué es una política de regalos? 

La política de regalos define quién puede obsequiar a los empleados de la empresa. Proporciona orientación a los colaboradores de la compañía sobre lo que es y no es apropiado aceptar como regalo, oferta, publicidad, premio o muestra de agradecimiento. Estos obsequios pueden provenir de un cliente, vendedor, proveedor, empleado potencial o vendedor o proveedor potencial. 

La política de regalos establece si los empleados pueden aceptar presentes tanto dentro como fuera de las instalaciones de trabajo. Si se permite un obsequio, la política define el valor aceptable y el tipo de permitido para los empleados. 

Finalmente, define bajo qué circunstancias un empleado puede aceptar un obsequio. La política define las exenciones para adherirse a la regla. También describe situaciones o circunstancias excepcionales en las que los empleados pueden aceptar obsequios que de otro modo no están permitidos. Por lo general, las excepciones a las expectativas establecidas en la política de obsequios requieren la firma del presidente de la empresa o de otro empleado de nivel superior. 

Beneficios de implementar una política de regalos en tu empresa 

- Fortalecimiento de las relaciones: una política de regalos bien gestionada puede fortalecer las relaciones tanto con los empleados como con los clientes. Los regalos adecuados pueden construir lazos más sólidos y fomentar la lealtad. 

- Cultura organizacional positiva: al establecer directrices claras sobre regalos, se promueve la igualdad y la transparencia en la empresa, lo que contribuye a una cultura organizacional más positiva y armoniosa. 

- Mejora de la imagen de marca: una política de regalos ética y alineada con los valores de la empresa puede mejorar la percepción pública de la marca, transmitiendo una imagen sólida y valores éticos. 

- Incentivo para el rendimiento: los regalos publicitarios pueden servir como incentivos estratégicos para el desempeño laboral excepcional, motivando a los empleados a superar sus metas. 

- Reconocimiento y agradecimiento: los regalos adecuados son una forma poderosa de reconocer y agradecer a empleados, clientes o socios comerciales por su contribución o fidelidad. 

- Diferenciación en el mercado: utilizar regalos puede diferenciar a una empresa en un mercado competitivo, ayudando a destacar entre la multitud. 

¿Por qué implementar una política de regalos? 

No importa qué tan bien intencionado sean los regalos corporativos, existe la posibilidad de que la incorrección, o la apariencia de incorrección, esté presente. Una política de obsequios garantiza que los empleados se adhieran al código de conducta de la empresa al dar o aceptar obsequios u otras muestras de agradecimiento. 

Los códigos de conducta generalmente establecen que todos los empleados demuestran un compromiso de tratar a todas las personas y organizaciones de manera imparcial. Este mandato se extiende a aquellas personas y organizaciones con las que un empleado entra en contacto y aquellas en las que realizan negocios. 

Una política de obsequios requiere que los empleados demuestren los más altos estándares de ética y conducta en relación con los proveedores y clientes potenciales y existentes. Garantiza que los empleados practiquen la igualdad de trato, la profesionalidad imparcial y acciones no discriminatorias. La política se relaciona con: 

- Todos los vendedores y proveedores, tanto existentes como potenciales. 

- Clientes y clientes nuevamente, tanto existentes como potenciales. 

- Empleados y empleados potenciales. 

- Contratistas independientes y agentes de la empresa. 

- Cualquier individuo u organización con quien entren en contacto. 

Las políticas pueden ayudar a una empresa a evitar un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de intereses. Ayudan a guiar a los empleados a examinar la ética de la aceptación. Muchas empresas y sus empleados no aceptan obsequios de proveedores, clientes o cualquier otro individuo u organización, potenciales o existentes, bajo ninguna circunstancia. 

Te recomendamos leer: Protocolo y etiqueta para dar y recibir regalos corporativos 

¿Cómo es la normativa o política de los regalos en las empresas en Colombia? 

En Colombia, la normativa o política de los regalos en las empresas no está regulada por ley de manera específica. Sin embargo, existen algunas normas generales que pueden aplicarse a estos casos. 

1. Los regalos deben ser entregados de manera transparente y abierta. Esto significa que deben ser registrados en la contabilidad de la empresa que los entrega y deben ser conocidos por todos los empleados. 

2. Los regalos deben ser proporcionados. Esto quiere decir que deben ser de un valor razonable y no deben tener como objetivo influir en la toma de decisiones de los empleados. 

3. Los regalos deben ser entregados con un propósito legítimo. Esto indica que deben ser entregados por motivos de cortesía, agradecimiento o cualquier otro motivo legítimo. 

Además de estas normas generales, las empresas pueden establecer sus propias políticas de regalos. Estas políticas deben ser claras y concisas, y deben ser comunicadas a todos los empleados. 

En general, la normativa o política de los regalos en las empresas en Colombia se basa en los principios de transparencia, proporcionalidad y legitimidad. Estas normas buscan evitar que los regalos se utilicen para influir en la toma de decisiones de los empleados o para obtener beneficios indebidos. 

¿Cómo implementar una política de regalos? 

1. Establecer objetivos claros 

Determinar claramente los objetivos que se desean lograr con la política de regalos. Estos objetivos deben alinearse con la visión y los valores de la empresa. 

2. Definir tipos de regalos y su valor 

Establecer los tipos de artículos promocionales permitidos y establecer límites de valor para evitar malentendidos y posibles conflictos de interés. 

3. Crear procedimientos y directrices 

Elaborar procedimientos claros sobre cómo otorgar, recibir y registrar regalos. Esto asegura una aplicación coherente de la política. 

4. Comunicación interna y externa 

Mostrar la política de regalos a empleados, clientes y otras partes interesadas. La comprensión y el cumplimiento de la política son fundamentales. 

5. Seguimiento y evaluación 

Realizar un seguimiento constante y evaluar la efectividad de la política. Este paso permite ajustar y mejorar la política según sea necesario. 

6. Adaptación y mejora continua 

Estar dispuesto a adaptar la política según la retroalimentación y los cambios en el entorno empresarial. La mejora continua es clave para su éxito a largo plazo. 

¿Qué contiene una política de regalos? 

Una política eficaz sobre obsequios necesita tres elementos principales: ámbito de aplicación, definición de obsequios e invitaciones, así como cuándo pueden o no aceptarse. 

- Ámbito de aplicación 

El alcance de las directrices no solo debe abarcar a los empleados permanentes, sino a todas las personas que desempeñan funciones en nombre de la empresa. Esto incluye agentes de ventas, consultores, aprendices, pasantes, autónomos y otros grupos. Incluir a miembros de la familia en el alcance también es sensato. Por ejemplo, invitar al director gerente de un prospecto a una conferencia puede no tener problemas, pero es poco probable que sea aceptable invitar a su cónyuge o pareja de forma gratuita. 

- Definición de regalo  

La política debe definir qué constituye un regalo. Los obsequios generalmente se refieren a artículos de valor entregados a los empleados o por ellos. Pueden ser bienes de consumo, artículos de marca, descuentos o efectivo. Los ejemplos más comunes son una botella de vino o una caja de bombones. 

La política debe indicar con precisión qué tipos de obsequios y entretenimiento están cubiertos. Idealmente, los diferentes tipos deberían ilustrarse con ejemplos prácticos. Estos también pueden incorporarse en cursos de formación y comunicaciones internas. 

- Condiciones de aceptación y denegación 

¿Dónde comienza la corrupción? El objetivo principal de cualquier política de obsequios y hospitalidad es definir reglas y criterios adecuados. En este contexto, la intención del donante es importante. 

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- ¿Hay motivos para creer que un regalo se hizo con intenciones engañosas? 

Cuando la situación en la que se recibe un regalo no es clara, las intenciones se toman como formas de corrupción. Por ello, la política debe ser específica en las únicas circunstancias en las que está prohibido recibir un regalo.

Ahora que conoces cómo implementar una política de regalos en tu empresa es una oportunidad para fortalecer la cultura organizacional y reforzar la relación con los colaboradores, creando un ambiente laboral más positivo y cohesionado. Recuerda que en PromoHit queremos ayudar a las empresas para que sorprendan a sus clientes, proveedores y trabajadores, siempre con merchandising de presentación de la mejor calidad, y respetando las políticas de conducta de cada empresa. ¡Da el siguiente paso ahora mismo!